来宾市档案馆馆藏档案利用办法

第一条　为了规范开放档案利用工作，充分发挥档案在党和国家各项事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《国家档案馆档案开放办法》《广西壮族自治区档案管理条例》以及档案利用的有关规定，结合来宾市档案馆（以下简称本馆）实际，制定本办法。

第二条本办法所称的利用是指对本馆馆藏档案资料的阅览、复制、摘录、外借和公布。

第三条查阅利用本馆馆藏档案应在本馆查阅利用场所进行，查阅档案须履行利用登记手续，如实填写《查阅档案资料登记表》，认真阅读《查档利用承诺书》并签字确认。

利用者到本馆查阅档案，随身携带的手提包、背包等及具有摄像功能的电子物品（如手机、数码相机等）、存储设备（U盘、移动硬盘等），未经同意不得擅自带入阅档室，并按照要求存放于指定位置。阅档室内禁止吸烟、大声喧哗。

第四条本馆馆藏的自形成之日起满二十五年经开放审核后无需限制利用的档案，以及自形成之日起未满二十五年但经开放审核后提前开放的档案属开放档案，依法向社会开放。本馆馆藏的形成时间未满二十五年或已满二十五年但因涉及国家安全或者重大利益和其他到期不宜开放的档案以及移交、捐赠、寄存档案的单位和个人提出限制利用范围的档案，属未开放档案，本馆进行控制使用。

第五条开放档案目录在本馆查阅利用场所展架摆设，利用者可先手工检索开放档案目录，后在自助查询计算机上登录档案管理系统查阅开放档案数字化全文；也可直接在自助查询计算机上登录档案管理系统检索开放档案目录、查阅开放档案数字化全文。

开放档案的利用手续:

(一)凡中华人民共和国公民和组织持有合法证明(介绍信、工作证、居民身份证等)，到本馆办理查阅登记手续后即可利用开放档案。

(二)港澳台同胞和海外侨胞到本馆查阅本人及其亲属历史证明，须持来往内地通行证或身份证等有效证件到本馆查阅；如查阅其他开放档案，须经大陆有关主管部门介绍或向本馆申请，证明身份，说明利用目的和范围，经本馆同意，方可利用相关档案。

(三)外国组织或个人（包括外籍华人）到本馆利用档案，须持有我国负责外事工作的部门或来华接待单位的介绍信及合法有效证件证明身份，说明利用目的与范围等，经本馆同意，方可利用开放档案。

第六条未开放档案一般只限于向国内国家机关、人民团体、部队、企业单位和其他组织及我国公民按国家规定提供利用。利用者须持有有效身份证明（身份证、工作证、军官证、学生证、驾驶证等）和提供写明利用内容的档案形成或者移交单位审批意见，经本馆同意，方可查阅。

未开放档案的利用手续:

（一）利用未开放档案中属于权限内非控制使用的档案，利用者持有单位介绍信和本人有效身份证明，经本馆同意即可查阅。

（二）利用属于延期开放及非权限的档案，利用者须持有档案形成或者移交单位介绍信，出示利用者个人身份证，说明利用目的和范围，经本馆同意，方可查阅。如所查阅的档案属于中共党内文件，利用者必须是中共党员。法律、法规另有规定的，按有关规定办理。

利用涉及下列内容的未开放档案，须履行必要的利用手续：

1.利用市委常委会、市政府常务会议记录、会议纪要（已公开的除外）、市主要领导的照片、批示、文稿等，须经市委、市政府秘书长审批同意。查阅市委、市政府重要档案须经本馆分管领导审批同意，必要时报请市委办公室、市政府办公室审批。

2.利用市直各部、委、办、局的会议记录，须持移交单位介绍信，其中查阅党组（党委）会议记录，须持移交单位党组（党委）介绍信或单位介绍信加盖党组（党委）章，并经党组（党委）书记签字同意，由两名单位工作人员（中共党员）查阅。

3.利用涉密档案，需按国家有关保密规定办理。

（1）档案形成或者移交单位利用本单位移交进馆的涉密档案，应由本单位秘书部门或保密部门工作人员持单位介绍信，按要求填写《来宾市档案馆涉密档案查阅利用审批单》，说明利用目的及具体的文件信息（如文号、题名等），方可办理查询利用手续。必要时，须经本馆分管领导审批同意。

（2）利用非本单位形成或者移交的涉密档案，包括目前仍未解密，或已解密不公开的档案，应由利用单位秘书部门或保密部门工作人员持本单位介绍信和涉密档案形成或者移交单位同意书，按要求填写《来宾市档案馆涉密档案查阅利用审批单》，说明利用目的及具体的文件信息（如文号、题名等），经本馆主要领导审批同意，方可查阅。凡档案内标明“内部资料注意保密”或相似内容的，参照涉密档案办理。

4.利用组织人事、纪检监察档案，需持单位组织（人事）、纪检监察部门介绍信，并经本馆同意。

（1）利用已故干部档案，按照《干部人事档案工作条例》有关规定，须持《查阅干部档案介绍信》并经其单位分管领导签字同意，由两名工作人员（中共党员）前来查阅。

（2）利用纪检监察档案，按照《纪检监察工作案件档案管理办法》有关规定，须持单位介绍信和本人有效证件，并经纪检监察机关单位负责人审批后方可利用。

5.查阅捐赠档案，须经过捐赠人同意，提交捐赠人委托书及《捐赠证书》复印件后方可查阅。捐赠人与本馆有利用方面的约定，按约定办理。

6.利用寄存档案，按寄存人或寄存单位与本馆的约定办理，一般不向寄存人或寄存单位以外的单位、个人提供利用。

7.档案移交单位对其移交进馆档案有利用限制的，按照档案移交单位与本馆商定的利用办法办理。

8.我国公民凭本人身份证等有效证件可查阅未开放档案中涉及本人的学历、荣誉、任职、职称、招工、调动、房产、婚姻等档案，以及政策法规文件。

9.公安、检察、司法机关及纪检、监察机关办理案件需要利用未开放档案的，凭单位介绍信和查档人员工作证件办理利用手续。利用涉密档案按本办法利用涉密档案办理。

10.其他需合理控制使用范围的重要档案，需经本馆分管领导审批同意，方可查阅，必要时需经档案移交单位审核同意。

11.律师需要利用诉讼代理人相关未开放档案的，应当按照以下规定：

（1）律师办理民事、行政诉讼、仲裁案件及非诉讼法律事务，接受当事人委托查阅档案，须向本馆提供下列材料：

1）立案证明、立案通知书、应诉通知书复印件或委托人对律师事务所出具的授权委托书；

2）律师事务所介绍信；

3）律师执业证原件及加盖律师事务所印章的复印件。

（2）律师办理刑事案件查阅档案，须向本馆提供下列材料：

1）司法机关相关法律文件；

2）律师事务所介绍信；

3）律师执业证原件及加盖律师事务所印章的复印件。

涉及涉密档案的利用，按本办法利用涉密档案办理。

第七条本馆为利用者提供档案，应尽量以复制件代替原件。凡经数字化处理后的档案，原则上不提供原件，利用者可在计算机上阅览、利用档案数字化全文。利用者应爱护设备，严禁修改、破坏数字化档案，不得擅自拷贝、翻拍。

尚未有数字化全文的档案，则根据利用者申请，提供纸质档案查阅。提供纸质档案查阅时，应逐卷逐件逐页清点，做好交接记录。利用者利用档案时应当维护档案的完整与安全。严禁在档案原件上涂改、勾画、圈点、折叠，严禁私自拆卷或带走档案，违者依照《中华人民共和国档案法》等法律法规追究法律责任。已损毁尚未修复的档案，不提供利用。

第八条利用者可凭有效身份证件查阅本馆馆藏资料，可登录档案管理系统检索资料目录，并提交所需资料的编号或书名，由工作人员为利用者调阅。

第九条 公民委托他人查找利用涉及本人的学历、荣誉、任职、职称、招工、调动等档案的，须持委托人授权书及其身份证复印件、被委托人身份证原件；档案当事人已经逝世的，其直系亲属或法定继承人凭有关职能主管部门出具的证明文件及本人身份证，可以利用相关档案。

第十条复制档案应当按照以下规定：

1.馆藏档案原件除用作凭证目的外一般不予复制（包括翻拍和扫描）。如需复制档案，须向本馆提出复制申请，在《来宾市档案馆查阅档案资料登记表》内填写需复制的档案档号、档案名称及其起止页码，经本馆同意后由工作人员负责办理。

2.明清及民国档案、革命历史档案、新中国成立初期的档案，以及珍贵资料一般不提供原件复印、拍照，原件仅提供给利用者摘抄；因展览、出版等特殊利用要求，原件需要复印、拍照的，需经本馆分管领导审批同意。中华人民共和国成立后档案可根据利用者申请，提供少量原件复印、翻拍，每人每次复印、翻拍总页数一般不超过30页。凡有数字化全文的，可根据利用者申请，提供少量图像打印，每人每次打印总页数一般不超过30页。

3.文件草稿、文件底稿（无正本的除外）、领导讲话稿、上级机关制发的文件、解密开放的文件等一般不提供复印、打印、拍照。

4.机关单位因编史修志、宣传教育等特殊需要，要求大批量复制档案的，须先向本馆提出申请，经本馆审核同意，签订协议书后，方可复制。未开放档案中属于延期开放及非审核权限档案的复制还须经档案形成或者移交单位审核同意。

5.涉密档案一般不提供复制和摘抄。移交单位确因工作需要要求复制和摘抄其形成的涉密档案的，除绝密文件外，移交单位主管领导须在介绍信上签署同意复制、摘抄的审批意见，方可进行复制、摘抄。复制和摘抄非本单位形成或者移交的涉密档案，利用单位须持有在档案立档或移交单位签署同意复制、摘抄的审批意见，方可进行复制、摘抄。复制、摘抄涉密档案，须填写《来宾市档案馆涉密档案复制、摘抄申请表》，且须使用“来宾市档案馆摘抄档案专用纸”摘抄涉密档案。仍未解密或解密不公开档案的复印件、摘抄件须交利用单位档案室保存，并按涉密档案的密级、保密期限和知悉范围严格管理。

第十一条凡从本馆复制的档案，均需要加盖本馆复制版权章或水印。其中延期开放档案的复制件，利用单位应严格管理，交单位档案室统一保存或处理。

第十二条本馆馆藏档案原件一般不外借。

1.档案移交单位确因工作需要外借档案的，经本馆分管领导审批同意后，一般提供档案的数字化成果，由档案移交单位档案员到本馆办理相关交接手续。

2.档案移交单位确因涉及公共安全、纪检监察、巡视、审计等特殊事项需外借档案原件的，经档案移交单位和本馆分管领导审批同意后，由档案移交单位档案员负责办理档案原件外借手续，并负责外借档案的续借、保密、保护及归还工作。

档案（非涉密档案）确需外借的，外借时间一般不得超过5个工作日，不能按期归还者，必须办理续借手续。

第十三条本馆依法拥有馆藏档案的公布权。利用者未经本馆同意不得以任何形式擅自公布。利用者如需要以展览、出版、播放等形式公布档案，需向本馆提出书面申请，经本馆分管领导审批同意后方可公布。所有用于公布的档案复制件均须加盖来宾市档案馆复制章或水印，并应在显著位置注明原件存于来宾市档案馆。 

第十四条利用者摘抄、复制的开放档案，如不违反国家有关规定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中引用档案内容，均应注明档案的收藏单位和档号。鼓励利用者向本馆赠送利用本馆开放档案撰写的著述和其他研究成果，反馈利用本馆档案所获取的重大利用效果。

第十五条 本馆可根据利用者的需要，提供广西壮族自治区范围内各设区市、县（市、区）国家综合档案馆保存的开放档案、民生档案跨馆查阅服务。

本馆将根据利用者申请的查档内容，核查利用者身份、查档手续的真实性，及时与相关档案馆联系，转递查档申请和相关材料。

本馆收到查档反馈后将及时联系利用者，交付档案复制件，并办理有关交接手续。如未查到相关档案或不能提供档案利用，及时向利用者回复、解释。

第十六条本馆提供电话查档、工作日延时查档、节假日预约等查档服务。利用者可通过信函、电话、传真、电子邮件、网络咨询等形式向本馆提出查档申请，说明需查阅档案的目的、内容、范围和要求，本馆将在受理后的3个工作日内回复。

本馆提供档案利用咨询服务，利用者可致电、致函本馆咨询档案查阅手续、程序和要求。本馆馆藏档案查阅利用有关管理办法适用于跨馆查阅利用档案服务。

第十七条  本办法由来宾市档案馆负责解释。

第十八条  本办法自印发之日起执行。